Le tipologie di accesso ad atti e documenti:
- L’accesso “generalizzato”
Il rinnovato art. 5, c. 2, D. Lgs. n. 33/2013, regola la nuova forma di accesso civico cd. “generalizzato”, caratterizzato dallo “scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico”.
A tali fini è quindi disposto che “chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione”.
L’accesso generalizzato è dunque autonomo ed indipendente da presupposti obblighi di pubblicazione (al quale è funzionalmente ricollegabile l’accesso civico “semplice”) incontrando, quali unici limiti, da una parte, il rispetto della tutela degli interessi pubblici e/o privati indicati all’art. 5-bis, commi 1 e 2, e dall’altra, il rispetto delle norme che prevedono specifiche esclusioni come previsto dall’art. 5-bis, c. 3.
Con il nuovo decreto viene così introdotto nel nostro ordinamento un meccanismo analogo al sistema anglosassone che consente ai cittadini di richiedere anche dati e documenti che le pubbliche amministrazioni non hanno l’obbligo di pubblicare.
Si sottolinea come l’esercizio del diritto non è sottoposto ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente.
- L’accesso civico “semplice”
L’accesso civico regolato dal primo comma dell’art. 5 del decreto trasparenza (cd. “semplice”), è correlato ai soli atti ed informazioni oggetto di obblighi di pubblicazione, comportando il diritto di chiunque di richiedere i medesimi nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione.
Costituisce, in buona sostanza, un rimedio alla mancata osservanza degli obblighi di pubblicazione imposti dalla legge alla PA interessata, esperibile da chiunque (l’istante non deve dimostrare di essere titolare di un interesse diretto, concreto e attuale alla tutela di una situazione giuridica qualificata).
Le due forme di accesso civico regolate dal c.d. decreto trasparenza hanno natura, presupposti ed oggetto differenti dal diritto di accesso di cui agli artt. 22 e seguenti, legge n. 241/1990 (cd. “accesso documentale”).
La finalità dell’accesso documentale è quella di porre i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà che l'ordinamento attribuisce loro, a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari. Il richiedente deve infatti dimostrare di essere titolare di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso”; in funzione di tale interesse la domanda di accesso deve essere opportunamente motivata. La legittimazione all’accesso ai documenti amministrativi va così riconosciuta a chiunque può dimostrare che gli atti oggetto della domanda di ostensione hanno spiegato o sono idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nei propri confronti, indipendentemente dalla lesione di una posizione giuridica.
Pertanto l’accesso agli atti di cui alla l. 241/90 continua certamente a sussistere, ma parallelamente all’accesso civico (generalizzato e non), operando sulla base di norme e presupposti diversi. Tenere ben distinte le due fattispecie è essenziale per calibrare i diversi interessi in gioco allorché si renda necessario un bilanciamento caso per caso tra tali interessi. Tale bilanciamento è, infatti, ben diverso nel caso dell’accesso documentale dove la tutela può consentire un accesso più in profondità e, nel caso dell’accesso generalizzato, dove le esigenze di controllo diffuso del cittadino devono consentire un accesso meno in profondità (se del caso, in relazione all’operatività dei limiti) ma più esteso, avendo presente che l’accesso in questo caso comporta, di fatto, una larga conoscibilità (e diffusione) di dati, documenti e informazioni.”
- Esclusioni dall'accesso generalizzato: i servizi demografici
Il d.Lgs.33/2013, all'art.5-bis, prevede l'esclusione dall'accesso generalizzato i dati e documenti il cui accesso è subordinato dalla "disciplina vigente al rispetto di specifiche condizioni, modalità o limiti", come nel caso della disciplina sugli atti di stato civile, e quella sulle informazioni contenute nell'anagrafe della popolazione. Inoltre, sempre lo stesso articolo, prevede che l'accesso generalizzato debba essere rifiutato laddove possa recare un pregiudizio concreto alla "protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia".
Pertanto richieste di accesso generalizzato ai dati gestiti e trattati da questo Servizio, essendo per la maggior parte relativi a dati personali, saranno oggetto di attenta analisi, al fine della valutazione se la conoscenza da parte di chiunque del dato personale richiesto, possa arrecare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali.
I dati relativi alla salute e all'appartenenza razziale o religiosa (contenuti in atti anagrafici non più correnti ma che hanno un valore storico), sono esclusi da ogni tipo di certificazione o consultazione, ad eccezione di richiesta da parte dell'autorità giudiziaria.
La modalità ordinaria di accesso a dati a documenti dei Servizi Demografici, è da ritenersi quella "documentale", per i quali: "In caso di domanda di accesso ai documenti amministrativi il soggetto richiedente deve specificare il nesso che lega il documento richiesto alla propria posizione soggettiva, ritenuta meritevole di tutela; detta domanda deve, inoltre, indicare i presupposti di fatto idonei a rendere percettibile l'interesse specifico, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento “ (Consiglio di Stato, sez. V, sentenza 22.06.2012 n° 3683, art. 22, co. 1, lett. B), L. 7 agosto 1990, n. 241.)
L'interessato ha diritto di essere informato sull'esistenza di trattamenti che lo riguardano e richiederne la correzione se non corrispondono a verità.
Decorsi inutilmente 30 giorni dalla richiesta di accesso, questa si intende respinta.
- Anagrafe ed Anagrafe degli Italiani Residenti all'Estero (A.I.R.E.)
È vietato alle persone estranee all'Ufficio Anagrafe l'accesso all'Ufficio stesso e alla consultazione diretta degli atti anagrafici. Sono esclusi dal divieto gli incaricati dall'autorità giudiziaria e gli appartenenti alle forze dell'ordine, o coloro che abbiano avuto apposita autorizzazione dal Prefetto (art.37 del D.P.R. n.223/1989)
L'accesso agli atti dell'Anagrafe è altresì regolata dalle norme generali sull'accesso agli atti amministrativi e sulla privacy, e si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti previsti dalla norma. L'esame dei documenti è gratuito, mentre il rilascio di copia o attestazione è subordinato al rimorso del costo di produzione, all'imposta di bollo, diritti di ricerca e visura. La richiesta di accesso deve essere motivata.
I dati contenuti in anagrafe relativi alla salute e all'appartenenza razziale o religiosa (contenuti in atti anagrafici non più correnti ma che hanno un valore storico), sono esclusi da ogni tipo di certificazione o consultazione, ad eccezione di richiesta da parte dell'autorità giudiziaria.
Divieto di consultazione diretta dei registri.
Non è consentita la consultazione diretta dei registri da parte di soggetti diversi dall’ufficiale di stato civile (Sentenza del Consiglio di Stato n. 99 del 23/01/1998).
In nessun caso, mai, si può ammettere l'accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o interessato per ragioni di studio a ricerche storiche, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile; l'art.450 del codice civile, di carattere generale, è esplicito al riguardo e nessuna norma successiva, di carattere speciale, lo ha derogato. Altre ragioni, come è
stato detto, si rinvengono nella necessità di evitare danni o indebite aggiunte o annotazioni su quei registri, di cui l'ufficiale di stato civile è il solo custode, e nella necessità di evitare che chi li consulti estenda illegittimamente la sua indagine ad atti rilegati nello stesso registro, relativi a persone diverse da quelle per le quali la richiesta di visura è stata fatta (Massimario ministeriale per l'Ufficiale di Stato civile - anno 2012).
- Pubblicità degli archivi di stato civile
Art. 450 Codice Civile - Pubblicità dei registri dello stato civile "Essi devono altresì compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati".
Il legislatore con questa disposizione ha inteso costituire un archivio particolare, affidato a tempo indeterminato alla custodia dell’Ufficio di Stato civile, sottraendolo alla disciplina degli archivi storici e degli Archivi di Stato. Il D.P.R. 1409/1963 (Legge archivistica) prevede un regime di consultabilità generale per i documenti anteriori all’ultimo settantennio. La soprintendenza archivistica dell’Emilia Romagna ha posto un quesito all’Ispettorato Centrale Servizi Archivistici del Ministero dell’Interno, il quale, in data 30/10/1996, ha risposto che la consultabilità degli atti di stato civile e anagrafe trova una specifica regolamentazione nell’ordinamento di stato civile e nel regolamento anagrafico. Ne consegue che tali atti sono soggetti ad una secretazione “perenne”.
L’art. 177, comma 3, del D.Lgs. 196/2003 ha poi introdotto un principio che sottrae gli atti dello stato civile alla secretazione perenne, prevedendo la possibilità di rilasciare le copie integrali degli atti dello stato civile, decorsi settant’anni dalla loro formazione. E' una regola che non implica, “in nessun caso l’accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o interessato per ragioni di studio, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile” (Massimario per l’Ufficiale di Stato Civile Ed. 2012)
Taluni atti di stato civile, la cui originaria formazione risalga a data anteriore ai settant’anni, potrebbero recare altresì annotazioni, correzioni o rettifiche sopravvenute e quindi non accessibili (Massimario per l’Ufficiale di Stato Civile Ed.2012)
- Rilascio di copie integrali degli atti
L’istanza di rilascio della copia integrale degli atti di stato civile deve esse motivata sulla base di una delle tre casistiche previste dalla legge (art. 107 D.P.R. 396/2000 e art. 177del D.Lgs. 196/2003):
- Rilascio al soggetto cui l’atto di riferisce, previa identificazione
- Rilascio al soggetto portatore di un interesse personale, diretto, concreto e attuale, previa istanza scritta
- Rilascio decorsi settant’anni dalla loro formazione, salvo annotazioni più recenti da “schermare”.
Ai sensi dell’art. 7 del D.P.R. 396/2000 l’ufficiale di stato civile che rifiuta il compimento di un atto ovvero il rilascio di un estratto deve motivare per iscritto tale negazione.
- Elettorale, Leva, Polizia Mortuaria, Ufficio Cimiteriale, Giudici Popolari
L'accesso agli atti per tali attività è regolato dalle norme generali sull'accesso agli atti amministrativi e sulla privacy.
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